某民办高校行政管理部门组织设计与三定咨询案
发布时间：2018/3/20 点击：[1062]
咨询类型：
组织设计/三定
企业概况：
该民办高校是一家由国外资本投资、与国家公办高等院校联合办学的全日制本科院校。自1998年成立以来，在省教育厅、公办院校的支持下，在学校理事长的领导下，该高校取得了卓越的成就，先后荣获国家相关部委和媒体单位颁发的“中国外资本科院校十大影响力品牌”、“中国教育总评榜十佳中外合作院�！�、“中国外资本科院校最具竞争力品牌”、“中国最具就业竞争力院�！�、“最具综合实力中外合作院�！焙汀�2010年度河南考生心目中最理想的高�！钡瘸坪�。
客户问题：
多年的快速发展使得该高校部门林立，组织臃肿、冗员现象较为严重，既影响了工作效率，又使得人工成本高企�？突馔ü橹崂碛呕姓芾聿棵派柚�，并能够实施“定岗、定编、定员”。
问题分析：
1、造成组织臃肿的因素较多，咨询组通过分析，在本次项目中将重点放在了组织设计层面；
2、由于缺乏有效的规范化管理，该高校在部门、岗位设置方面存在因人定岗现象，这是导致机构庞大的主要原因之一；
3、该高校没有明确的编制标准，也是导致机构庞大的原因之一。
咨询处理：
在与该高校项目负责人沟通之后，咨询组将本次项目重点内容界定为基于效率提升的组织设计及三定工作：
步骤一：通过深度访谈、问卷调研获得该高校在流程、制度、效率、组织设置、人力资源管理方面的现状信息，同时对本地区其他民办高校的行政人员数量进行了调研分析；
步骤二：开展组织功能分析，合并同类项，将同一类别的职责划归到一个部门，进行部门精简；
步骤三：基于跨职能工作流程分析，优化工作环节，将部分重复的、无效的工作内容删减，简化部门职责；
步骤四：通过访谈、工作观察法等进行工作分析，针对若干岗位的工作量饱和度进行实际考证和分析，将工作量明显不饱和的岗位进行优化、调整，简化岗位设置；
步骤五：综合组织功能分析、流程分析、工作分析、工作量饱和度观察、标杆对比等方法，咨询组重新设计了该高校行政管理部门的组织结构和定编方案，并对关键岗位的后备人选提出了建议；
步骤六：咨询组对方案实施提出了建议，并辅导该高校采取合理策略逐步推进落实。
咨询效果：
效果一：精简了部门设置，厘清部门职责，岗位、人员编制数量明显降低。根据方案，该高校本次减员60人左右，每年可节省人工成本上百万元；
效果二：优化了部门之间的协作关系，对某些部门之间的空白职责、交叉职责予以了调整；
效果三：响应该高校的要求，对院系合并提出了专业化建议，对院系行政人员编制进行了界定。
组织设计/三定
企业概况：
该民办高校是一家由国外资本投资、与国家公办高等院校联合办学的全日制本科院校。自1998年成立以来，在省教育厅、公办院校的支持下，在学校理事长的领导下，该高校取得了卓越的成就，先后荣获国家相关部委和媒体单位颁发的“中国外资本科院校十大影响力品牌”、“中国教育总评榜十佳中外合作院�！�、“中国外资本科院校最具竞争力品牌”、“中国最具就业竞争力院�！�、“最具综合实力中外合作院�！焙汀�2010年度河南考生心目中最理想的高�！钡瘸坪�。
客户问题：
多年的快速发展使得该高校部门林立，组织臃肿、冗员现象较为严重，既影响了工作效率，又使得人工成本高企�？突馔ü橹崂碛呕姓芾聿棵派柚�，并能够实施“定岗、定编、定员”。
问题分析：
1、造成组织臃肿的因素较多，咨询组通过分析，在本次项目中将重点放在了组织设计层面；
2、由于缺乏有效的规范化管理，该高校在部门、岗位设置方面存在因人定岗现象，这是导致机构庞大的主要原因之一；
3、该高校没有明确的编制标准，也是导致机构庞大的原因之一。
咨询处理：
在与该高校项目负责人沟通之后，咨询组将本次项目重点内容界定为基于效率提升的组织设计及三定工作：
步骤一：通过深度访谈、问卷调研获得该高校在流程、制度、效率、组织设置、人力资源管理方面的现状信息，同时对本地区其他民办高校的行政人员数量进行了调研分析；
步骤二：开展组织功能分析，合并同类项，将同一类别的职责划归到一个部门，进行部门精简；
步骤三：基于跨职能工作流程分析，优化工作环节，将部分重复的、无效的工作内容删减，简化部门职责；
步骤四：通过访谈、工作观察法等进行工作分析，针对若干岗位的工作量饱和度进行实际考证和分析，将工作量明显不饱和的岗位进行优化、调整，简化岗位设置；
步骤五：综合组织功能分析、流程分析、工作分析、工作量饱和度观察、标杆对比等方法，咨询组重新设计了该高校行政管理部门的组织结构和定编方案，并对关键岗位的后备人选提出了建议；
步骤六：咨询组对方案实施提出了建议，并辅导该高校采取合理策略逐步推进落实。
咨询效果：
效果一：精简了部门设置，厘清部门职责，岗位、人员编制数量明显降低。根据方案，该高校本次减员60人左右，每年可节省人工成本上百万元；
效果二：优化了部门之间的协作关系，对某些部门之间的空白职责、交叉职责予以了调整；
效果三：响应该高校的要求，对院系合并提出了专业化建议，对院系行政人员编制进行了界定。
